Şerit Komutlarını Atla
Ana içeriğe atla

ANASAYFA

:

Görevlerimiz

Giriş

BELGE YÖNETİMİ DAİRE BAŞKANLIĞI'NIN GÖREVLERİ

  

1- Belge Yönetimi Daire Başkanlığı, Emniyet Genel Müdürlüğü adına gelen belgeleri ilgili birimlere ve Emniyet Genel Müdürlüğümüzden kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilere hitaben yazılan belgeleri ilgili kamu kurum ve kuruluşlar ile özel ve tüzel kişilere göndermekle yükümlüdür.

2- Genel Müdürlüğümüze gelen tüm evrak, ilgilisinden zimmet karşılığında teslim alınarak, "Gelen Evrak Projesi" kapsamında bilgisayara kaydı yapılıp, evrakın konusuna göre ilgili Daire Başkanlıklarına (her evrak 30 saniye içerisinde) havalesi yapılmaktadır.

3- Genel Müdürlüğümüze gönderilen evrakın akıbeti hakkında, 462 45 64, 462 45 69 numaralı telefonlardan veya bizzat bilgi edinmek üzere İlkadım Caddesi No:89 Dikmen/ANKARA adresinde bulunan Genel Müdürlüğümüz, Belge Yönetimi Daire Başkanlığı Evrak Şube Müdürlüğüne müracaat edenlere, anında bilgi verilmektedir.

4- Genel Müdürlüğümüzden kamu kurum ve kuruluşları, tüzel kişiliğe haiz şirketler ile şahıslara hitaben yazılan belgelerin “Giden Evrak Projesi” kapsamında daire başkanlıklarımız tarafından kayıtları yapıldıktan sonra postalama işlemleri yapılarak, PTT aracılığı ile gönderilmesi sağlanmaktadır. Gönderilen evrak, adi, iadeli taahhütlü, taahhütlü ve APS ile gönderilmektedir.

5- Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğünün 27.02.2003 tarih ve 2003/12 sayılı “E-Dönüşüm Türkiye” Projesi Genelgesi çerçevesinde, Genel Müdürlüğümüz Merkez ve Taşra Teşkilatı bünyesinde evrak akışının faks ve teleks yerine, daha ekonomik, hızlı ve güvenilir bir şekilde Trans-Pol üzerinden Elektronik Posta kanalıyla yapılabilmesi için Merkez ve Taşra birimlerimizde 20/11/2003 tarihinden itibaren faaliyete geçirilmiştir.

Halen merkez teşkilatımız kendi arasında ve taşra teşkilatı ile, taşra teşkilatımız ise kendi arasında ve merkez teşkilatı ile doğrudan yazışma yapabilmekte ve 24 saat esasına göre, sorunsuz bir şekilde çalışmalarını sürdürmektedir.

6- Emniyet Genel Müdürlüğü merkez birimlerinde bulunan ve kurum arşivinde muhafaza edilmesi gereken belgelerden oluşan dosyaları, içerdiği belgenin özelliklerine uygun olarak gerekli şartlar altında kurum arşivinde muhafaza etmek, kaybolmaması için gerekli tedbirleri almak, hizmet gereği ilgili birimlerin hizmetine sunmak ve bu konuda gereken düzenlemeleri yapmak,

7- Dosya içerisinde yer alan belgelerden hukuki kıymetini, delil olma vasfını kaybeden, muhafazasına gerek görülmeyenlerin ayrım ve tasnifini yaparak, imhasına karar verilenlerin imhasını gerçekleştirmek, ayrıca imha edilen belgelere ait arşiv bilgi kayıtlarını iptal etmek.

8- Hakkında bilgi istenen şahısların arşiv tetkikini yapmak,

9- Kurum Arşivine intikal eden belgeleri teslim alarak aidiyetine (Konusuna) göre dosya açmak,

10- Kurum Arşivine intikal eden tüm belgeleri scanner’dan tarayarak dijital ortama aktarmak,

11- Dijital ortama aktarılan belgelerdeki olay, eser, kuruluş ve şahıs bilgilerinin veri giriş işlemlerini ve kalite kontrolünü yapmak,

12- Kurum arşivinde muhafaza edilmekte olan tüm belgelerdeki olay, eser, kuruluş ve şahıs bilgileri kullanıma sunulan Arşiv Tetkik Projesi ile Pol-net üzerinden Merkez Teşkilatında bulunan daire başkanlıkları ve il ve ilçe emniyet müdürlüklerinde yetkilendirilen kullanıcıların tetkikine sunularak, birimlerce yapılan arşiv tetkikinin elektronik ortamda yapılmasını sağlamak.

13- Kurum Arşivine intikal eden tüm belgeler 24.09.2002 tarihinden itibaren scanner’dan taranarak dijital ortama aktarılmakta olup oluşturulan dijital arşivlerin Pol-Net sistemi ile entegre edilmesinden sonra Kurum arşivine intikal eden her türlü belgenin dijital imajı verilecek yetkilendirme ile Pol-Net ağı bulunan bütün birimlerin (Merkezde Daire Başkanlıkları, İllerde İl Emniyet Müdürlükleri ve bunlara bağlı Şube Müdürlükleri, Polis Merkezleri, İlçe Emniyet Müdürlükleri–Amirlikleri) kullanımına sunulacaktır. Bu şekilde Emniyet Genel Müdürlüğü kurum arşivlerinde bulunan mevcut tüm bilgi ve belgelere dijital ortamda daha seri olarak ve 24 saat kesintisiz ulaşılacağından vatandaşa verilen hizmetler de daha hızlı ve güvenilir bir şekilde yürütülecektir.

14- Dijital Arşivleme Sisteminin faaliyete geçirilmesi ile;

a- Sistemdeki bilgiler ilişkisel bir veri tabanında tutulacağından bilgiler arasında tutarlılık sağlanacaktır.

b- Emniyet Genel Müdürlüğü Kurum Arşivinde bulunan bilgilerin bir birimde kullanımda olduğunda diğer bir birimin kullanımı mümkün değilken Dijital Arşivleme sayesinde aynı belge aynı anda birden fazla kullanıcının hizmetine sunulacaktır.

c- Emniyet Genel Müdürlüğü kurum arşivinde mevcut bilgilerin dijital ortamda Pol-Net ağı vasıtası ile uzaktan erişim sağlanacağından birimlerce yürütülen çalışmalarda süreler birkaç günden birkaç saate indirilebilecektir.(Örneğin; Pasaport, Arşiv Tetkiki, Güvenlik Tahkikatı vs.)

d- Dijital Arşivleme ile zaman ve personel tasarrufu sağlandığı gibi bilgiler daha küçük mekanlarda muhafaza edilerek yapılan yedekleme sayesinde bilgilerin kaybolması önlenecektir.

e- Yürütülmekte olan E-Devlet projeleri kapsamında Belge Yönetimi Daire Başkanlığınca  kurulan e-posta, evrak otomasyonu ve arşiv projelerinin entegrasyonu yapılarak daire içi ve kurum içi otomasyon sağlanacaktır.

 

 ​

  • Polis Radyosu
  • Kurumsal E-Posta
  • Polsan
  • Emniyet Teşkilati Mensupları Hanımları Yardımlaşma Derneği
  • UPEM
  • TUBİM
  • Suç Önleme Sempozyumu
  • UTSAS Sempozyumu
  • İçişleri Bakanlığı
  • BİMER
  • KGYS